اطلاعیه سیدا | تکمیل فرآیند سازماندهی و ثبت‌نام دانش‌آموزان
با توجه به ضرورت تکمیل فرآیند سازماندهی و ثبت‌نام دانش‌آموزان و آماده‌سازی سامانه سیدا برای ثبت نمرات و امور اجرایی، مدیران مدارس باید موارد مشخص‌شده شامل ثبت‌نام کامل، کلاس‌بندی، تأیید نهایی کلاس‌بندی، ایجاد درس‌گروه‌ها، تعریف پرسنل، تخصیص معلم به درس‌گروه و انتخاب واحد دانش‌آموزان را با دقت بررسی و تکمیل کنند. بر اساس این اطلاعیه، اگر در بخش تخصیص معلم به درس‌گروه حتی برخی درس‌کلاس‌ها فاقد معلم باشند، انتخاب واحد اتوماتیک انجام نخواهد شد.
ضرورت تکمیل فرآیند سازماندهی و ثبت‌نام در سیدا
با توجه به ضرورت تکمیل فرآیند سازماندهی و ثبت‌نام دانش‌آموزان و آماده‌سازی سامانه سیدا برای ثبت نمرات و امور اجرایی، رعایت و تکمیل موارد زیر ضروری است.
۱. ثبت‌نام کامل دانش‌آموزان
ثبت‌نام کامل دانش‌آموزان باید انجام شود.
۲. کلاس‌بندی کامل دانش‌آموزان
کلاس‌بندی کامل دانش‌آموزان باید صورت گیرد.
۳. تأیید نهایی کلاس‌بندی
تأیید نهایی کلاس‌بندی الزامی است. حداکثر تا ۴۸ ساعت پس از تأیید نهایی کلاس‌بندی، از مسیر «عملیات اولیه ← سازماندهی و ثبت‌نام ← بررسی وضعیت ثبت‌نام دانش‌آموزان» بررسی شود که مقابل نام تمام دانش‌آموزان، نام کلاس درج شده باشد و در صورت جابه‌جایی دانش‌آموز، کلاس صحیح وی در این فهرست اعمال شده باشد.
۴. ایجاد درس‌گروه‌ها
پس از اطمینان از نمایش کلاس برای تمام دانش‌آموزان، از مسیر «عملیات ضمن‌سال ← انتخاب واحد ← تخصیص معلم به درس‌گروه» اقدام نمایید.
اگر هیچ کلاس درسی نمایش داده نمی‌شود، گزینه «ایجاد درس‌گروه به صورت اتوماتیک» را انتخاب کنید.
در صورتی که درس‌گروه‌ها نمایش داده می‌شوند، با فیلتر کردن پایه و کلاس بررسی نمایید که تمام دروس مربوط به هر پایه ایجاد شده باشد.
در صورت ایجاد نشدن برخی دروس، از گزینه «ایجاد درس‌گروه جدید» برای موارد باقی‌مانده استفاده شود.
توجه: با استفاده از گزینه «ایجاد درس‌گروه به صورت اتوماتیک» ممکن است درس‌گروه‌های اضافی، از جمله درس‌گروه‌های مربوط به اقلیت‌ها، ایجاد شود. در صورت نداشتن دانش‌آموز مربوطه، این درس‌گروه‌های اضافی باید حذف شوند.
۵. تعریف پرسنل شاغل در مدرسه
در خصوص معلمان نیروی رسمی، پس از تأیید ابلاغ، اطلاعات آنان به‌صورت خودکار در مسیر «مدیریت ← انتصاب و دسترسی ← مشاهده پرسنل زیرمجموعه» نمایش داده می‌شود.
در خصوص نیروهای خرید خدمات، نیروهای آزاد مدارس غیردولتی، نیروهای شاغل یا بازنشسته فاقد ابلاغ غیرموظف که قبلاً در سیدا سابقه دارند، از گزینه «ایجاد» استفاده کرده و با درج کد پرسنلی، یا برای نیروهای آزاد و خرید خدمات با کد ملی، نقش معلم مدرسه را ایجاد نمایید.
چنانچه نیروی آزاد جدید، فاقد سابقه در سیدا باشد، ابتدا از گزینه «ایجاد پرسنل غیررسمی مدرسه» استفاده و اطلاعات وی را با دقت ثبت نمایید. پس از تأیید پرسنل توسط کارشناس مدارس غیردولتی ناحیه، طبق مرحله قبل، معلم را در دوره جاری تعریف نمایید.
۶. تخصیص معلم به درس‌گروه
از مسیر «عملیات ضمن‌سال ← انتخاب واحد ← تخصیص معلم به درس‌گروه» لیست درس‌گروه‌های ایجادشده را بررسی نمایید. برای هر درس‌گروه، با انتخاب گزینه ویرایش، نوع معلم را مشخص کرده و معلم مربوطه را انتخاب نمایید تا تمام درس‌گروه‌ها دارای معلم باشند.
در فهرست نیروی موظف، فقط افرادی که برای آنان ابلاغ صادر شده است نمایش داده می‌شوند.
سایر نیروها از جمله خرید خدمات، آزاد و نیروهای فاقد ابلاغ باید از فهرست مربوط به نوع نیروی خود انتخاب شوند.
چنانچه صدور ابلاغ برخی معلمان زمان‌بر باشد، با هماهنگی آموزش مربوطه می‌توان تا پیش از زمان ورود نمرات، درس مربوطه را موقتاً به معلم دیگر یا مدیر مدرسه ـ در صورت تعریف سمت معلم برای وی در «مشاهده پرسنل زیرمجموعه» ـ تخصیص داد و پس از صدور ابلاغ، تخصیص معلم را اصلاح و معلم اصلی را انتخاب نمود.
۷. انتخاب واحد دانش‌آموزان
از مسیر «عملیات ضمن‌سال ← انتخاب واحد ← انتخاب واحد اتوماتیک» گزینه «انتخاب واحد اتوماتیک» را انتخاب نمایید. پس از نمایش پیام هشدار مبنی بر حذف انتخاب واحدها و نمرات، در صورت اطمینان و تأیید، انتخاب واحد دانش‌آموزان انجام خواهد شد.
در صورت ثبت‌نام و کلاس‌بندی دانش‌آموز جدید یا جابه‌جایی دانش‌آموزان بین کلاس‌ها، ابتدا تأیید نهایی کلاس‌بندی انجام شده و سپس از طریق انتخاب واحد انفرادی، انتخاب واحد دانش‌آموزان مربوطه اصلاح گردد.
هشدار بسیار مهم
تغییر کلاس دانش‌آموز تا پیش از ورود نمرات مشکلی ایجاد نمی‌کند؛ اما پس از ثبت نمره، تغییر کلاس می‌تواند موجب حذف نمرات ثبت‌شده دانش‌آموز شود.
در صورتی که در بخش تخصیص معلم به درس‌گروه حتی برخی درس‌کلاس‌ها فاقد معلم باشند، انتخاب واحد اتوماتیک انجام نخواهد شد.
